Если она написана правильно, то поможет вам создать хороший имидж вашей компании. Сегодня отправка деловой электронной почты является широко распространенной практикой, поскольку невозможно представить бизнес-процесс во всем мире; деловая электронная почта позволяет вам связываться с подписчиками, которые живут в любом часовом поясе.
Люди во всем мире разные, но, тем не менее, есть некоторые правила, которым следует следовать, если вы хотите быть профессионалом.
Советы по созданию делового электронного письма
Официальный стиль. Официальный стиль направлен на достижение соглашения, необходимого для бизнеса. Будьте кратки, точны и избегайте клише.
Язык. Международные деловые электронные письма должны быть написаны на глобальном языке (английском). Если деловое общение ведется в пределах одной страны, следует использовать ваш национальный язык.
Тема письма. Она должна быть сформулирована в кратком, ясном и четком стиле, поскольку люди получают много электронных писем каждый день и у них нет неограниченного времени. Не пишите длинных сложных предложений. Убедитесь, что строка темы будет понятна, особенно если язык, который вы используете, не является родным https://a-blog.by/2022/07/rassylka-dlya-vashego-biznesa-pravila-servisy-i-tseny/ для получателя. Если ваше электронное письмо имеет важное значение, используйте слово «СРОЧНО» в начале строки темы.
Помня об этих советах, вы будете правильно общаться. Чтобы поставить эти задачи на автопилот, воспользуйтесь службами электронной почты. Они предоставляют заранее разработанные шаблоны и инструменты персонализации.
Открытие электронной почты
Если вы пишете человеку, с которым не знакомы, используйте следующие фразы:
Уважаемый сэр / Мадам,
Уважаемый мистер / мисс / Mrs (фамилия),
Кого это может касаться.
Если вы отправляете электронное письмо знакомому человеку, используйте эти приветствия:
Уважаемый (имя),
Здравствуйте (имя),
После этого укажите цель вашего электронного письма:
Я пишу вам по поводу…
Меня зовут …, я (занимаю должность) в (компании), и я пишу вам по поводу…
Четко и точно излагайте цель, цените время получателя.
Если вы отвечаете на электронное письмо, будьте вежливы и поблагодарите получателя, прежде чем указывать цель:
Спасибо за ваш ответ
Благодарим вас за обращение (название компании)
Тело
Разбиение текста на абзацы. Используйте абзацы, чтобы сделать текст легким для чтения, расставьте акценты на важных моментах, идеях.
Вопросы и важная информация. Если вы хотите что-то спросить, сделайте свой вопрос видимым. Напишите его ближе к началу, так как никто не будет сканировать ваше электронное письмо.
Не используйте сокращенные формы. Они не подходят для деловых коммуникаций. Например, «НЕТ, я – да», «НЕТ, не буду» – «не буду».
Будьте официальными. Не пытайтесь шутить, так как некоторые из ваших шуток могут быть неправильно поняты в разных странах.
Закрытие электронной почты
Будьте вежливы и подчеркните, что вы ждете ответа, или поблагодарите получателя за внимание:
Я с нетерпением жду вашего звонка в ближайшее время
Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас возникнут какие-либо вопросы
Благодарим вас за ваше время и внимание