У вас готов бриф на корпоративное мероприятие. Теперь вы сталкиваетесь с новой проблемой: как нам выбрать лучшее агентство или участников тендера?
В настоящее время на рынке много предложений, поэтому вам нужно подробное руководство по выбору ивент-агентства. Даже если вы уже работаете с определенным подрядчиком, иногда необходима “свежая кровь” и новые креативные идеи. В этой статье мы обсуждаем наилучшие способы выбора агентства, которое организовало бы ваше мероприятие, с учетом ваших корпоративных целей и вашего бюджета.
Основные критерии
1. Профессиональная квалификация и опыт
Сколько лет агентство работает на рынке? Какие проекты они реализовали? Какие компании входят в список их клиентов? С какими поставщиками они работают? Насколько компетентен их персонал? Было бы лучше, если бы в портфолио агентства уже было несколько проектов, похожих на ваш.
2. Деловая репутация
Лучшие агентства, например Организация корпоратива Алматы, настоятельно рекомендуются их клиентами и экспертами отрасли. Членство в профессиональных ассоциациях, таких как NAEO — Национальная ассоциация организаторов мероприятий, также является фактором “в пользу”. Членами NAEO являются очень авторитетные и опытные профессиональные агентства.
Проверьте список участников NAEO
Существуют рейтинги, публикуемые отраслевыми СМИ, профессиональными и отраслевыми наградами, которые также могут быть полезны. Однако рейтинги ивент-индустрии — не самый лучший показатель, потому что непросто объективно оценить и сравнить уровень успеха различных агентств и насколько эффективными были их проекты. Кроме того, в некоторых случаях агентства просто покупают место в рейтингах или номинацию на премию.
Безупречная репутация
Лучше всего ориентироваться на общий опыт работы, портфолио успешных проектов, рекомендательные письма и другие критерии хорошей репутации.
3. Комфорт общения и уровень предоставляемых услуг
Насколько своевременно агентство отвечает на ваши сообщения, насколько они вежливы, как они учитывают ваши запросы? Агентство должно не только быть готовым ответить на все ваши вопросы, но и само задавать вопросы, проявлять инициативу, казаться заинтересованным в проекте.
Хорошее агентство назначает руководителя проекта для каждого проекта: этот человек должен действовать как ваш личный гид, ориентированный во всех возможных вопросах. Неудобно, когда приходится обсуждать транспортные вопросы с Васей, кейтеринг с Леной и дизайн с Дашей, не так ли? Вам было бы намного проще общаться с одним человеком, который в курсе всех событий.
4. Услуги “Под ключ”
Ивент-агентство должно быть готово организовать мероприятие в полном объеме. Таким образом, вы избавлены от большой головной боли, что является главной целью каждого клиента, обращающегося за помощью в организации корпоративного мероприятия. В идеале вы должны организовать совершенно новую вечеринку, соответствующую вашей концепции, и избежать всех сопутствующих проблем: позаботиться об этом — задача подрядчика.
Уточните заранее, выполняет ли агентство рутинную работу, или вы будете вовлечены в процесс, в то время как подрядчик обеспечивает только шоу-программу или банкет.
5. Гибкая ценовая политика
Агентство должно быть готово оптимизировать расходы и предлагать различные решения, исходя из бюджета своего клиента.
Как не растратить свой бюджет впустую
6. Самодостаточность
Какие услуги ваше агентство предоставляет самостоятельно, без привлечения субподрядчиков? Если они привлекают субподрядчиков, насколько они надежны и есть ли у вас какая-либо информация о них?
Если в штате агентства есть все необходимые профессионалы, риск форс-мажорных обстоятельств снижается. Однако вполне допустимо доверить свое мероприятие компании с сетью надежных партнеров. Если вы не знаете, кому ваше агентство поручает важные задачи, вы рискуете, что ваше мероприятие пострадает, если сторонние подрядчики не выполнят свои обязательства.
7. Активы агентства
Обратите внимание на ресурсы агентства и службы поддержки. Например, если у агентства есть собственный парк транспортных средств, вам придется платить меньше за транспортные услуги по сравнению с агентством, которое передаст трансфер по субподряду третьей стороне. То же самое верно и в отношении услуг видеомонтажа, аренды реквизита и остального.