Первое, о чем нужно позаботиться, — это определить тип и цель мероприятия. Определите, какому событию будет посвящено будущее мероприятие и какова его цель. Будь то пикник, встреча или что-то еще, правильная цель поможет идеально организовать торжество.
Определите бюджет мероприятия
После того, как вы определили свою цель, пришло время подумать о своем бюджете. Принимая решение, вы должны учитывать все возможные расходы, которые вы понесете. Установите ограничения в своем бюджете, чтобы предотвратить перерасход.
Минимизируйте свои расходы и по возможности договаривайтесь о ценах. Это поможет вам значительно сэкономить на распределении ресурсов.
Составьте список приглашенных гостей
Составьте список гостей, которых вы хотите пригласить. Сделайте уникальные приглашения и разошлите их участникам торжества. Если ваша цель — привлечь или развлечь клиентов, разошлите приглашения за одну-две недели до мероприятия. Подробнее про организацию корпоратива читайте на страницах специализированного сайта.
Выбираем место
Главное — выбрать место, которое сделает мероприятие незабываемым. Однако не забывайте о своем бюджете. Выберите место, которое понравится вашей целевой аудитории, и они это оценят. Кроме того, ваш сайт должен поддерживать тему, отражающую цель мероприятия.
Выберите тему
Выберите название и тему для своего мероприятия. Если вы планируете церемонию награждения, такие предметы, как подарки, призы, сувениры и сертификаты, следует подготовить заранее.
Собирайте идеи и делитесь ими
Корпоративное мероприятие — это очень хорошая платформа для сбора и обмена друг с другом замечательными идеями.
Планирование мероприятия для корпоративной команды отличается от планирования отдельной выставки. От ограниченного бюджета до несоответствия миссии компании, организаторы корпоративных мероприятий всегда готовы решить любую из многочисленных проблем, стоящих на их пути.
Итак, как вы узнаете, что откусили больше, чем можете прожевать? Чтобы помочь вам определить это, мы создали короткий тест, который идеально отражает уникальную природу планирования корпоративных мероприятий. Ознакомьтесь с приведенными ниже вопросами и ответьте «да» или «нет» на каждый из них:
- Можете ли вы догадаться, какие фильмы любит смотреть человек, проведя с ним часовую беседу?
- Обсудили бы вы мероприятие со всеми заинтересованными сторонами компании перед началом планирования?
- Могли бы вы организовать посещение мероприятия без билетов или приглашений?
- Считаете ли вы, что важно создать запоминающуюся маркетинговую кампанию для продвижения корпоративного мероприятия?
- Не могли бы вы разработать график для каждого этапа планирования, исполнения и последующей деятельности?
- Стали бы вы проводить опросы сотрудников перед планированием корпоративного мероприятия?
- Не могли бы вы проанализировать идеи сотрудников о предстоящем мероприятии, а затем попытаться привести их в соответствие с тем, что планируете вы?
- Как вы думаете, смогли бы вы организовать мероприятие в Испании, даже если вы не говорите по-испански и никогда раньше не были в этой стране?
- Вы когда-нибудь раньше успешно договаривались о цене с поставщиком мероприятий?
- Вы бы задокументировали бюджет мероприятия, учитывая как ожидаемые, так и фактические расходы?
Если вы ответили “да” на восемь или более вопросов, отбросьте свои сомнения и назначьте встречу с клиентом.
Являетесь ли вы самозанятым специалистом по планированию мероприятий или членом команды, вы должны знать эти три закона организации корпоративных мероприятий. Во-первых, независимо от количества приглашенных, вы всегда должны находить хороший способ управлять посещаемостью, даже если нет билетов. Во-вторых, если вы работаете наемным работником, вы должны быть готовы пожертвовать частью своего личного времени, чтобы погрузиться в корпоративную культуру. Проведите некоторое время в офисе, поговорите с людьми, спросите приглашенных на мероприятие и заинтересованные стороны об их ожиданиях и т.д. Если вы не знаете, что представляет собой компания, вы не сможете организовать успешное корпоративное мероприятие для ее сотрудников. Наконец, вы должны уметь выживать. Корпоративные мероприятия часто организуются в зарубежных городах и странах, что требует от вас сверхгибкости в плане бронирования жилья и места проведения, поиска поставщиков, выбора наиболее удобных видов транспорта и т.д.